Notion kann nicht nur alleine verwendet werden, sondern ist auch ein sehr praktisches Tool für Teams. Mit der automatischen Speicherung in der Cloud, der gleichzeitigen Nutzung einer Notion Seite und unzähligen Features kann es auch in größeren Gruppen überzeugen.
In diesem Post zeige ich Dir die Vor- und Nachteile von Notion bei der Arbeit in einem Team. Falls Du es eilig hast, ist hier direkt die schnelle Übersicht:
Notion’s Vorteile für Teams
Notion’s Nachteile für Teams
In diesem Post erfährst Du natürlich nicht nur die Stichpunkte, sondern auch die detaillierten Beschreibungen der Vor- und Nachteile und deren Auswirkungen.
Ich persönlich finde, dass Notion besonders für kleine und mittelgroße Teams ein tolles Tool ist, um die Produktivität extrem zu steigern. Aber am besten machst Du Dir selbst ein Bild. Denn Du kannst Notion auch für Teams komplett kostenlos testen:
Was macht Notion für Teams aus?
Was ist Notion eigentlich und wofür kann man es nutzen?
Notion ist ein Online-Dienst für Notizen. Dabei geht dieser aber weit über die uns bekannten Notizen in einer Smartphone-App hinaus. In Notion kann man ganze Datenbanken anlegen, mit teils komplexen Verknüpfungen und Tabellen.
Es eignet sich sowohl für den privaten Gebrauch, hier vor allem im akademischen Bereich, ist aber auch für Teams und Unternehmen eine gute Alternative zu teuren Programmen. Notion ist sehr flexibel in der Nutzung.
Notion wird immer beliebter!
Mittlerweile hat sich Notion im Internet herumgesprochen und ist eine beliebte Lösung im Raum der eigenen Produktivität. Da sich mit Notion viel organisieren lässt, sei es privat oder beruflich, deckt es eine große Zielgruppe ab.
Mittlerweile gibt es viele Millionen Nutzer, die auf Notion zurückgreifen und es in kleinem und großen Umfang nutzen.
Zum großen Teil liegt es an der Zugänglichkeit der Plattformen. Es bietet viele Features, muss aber nicht unbedingt für komplexe Aufgaben genutzt werden. Zudem ist es überall verfügbar, ob am PC oder am Smartphone. Daten werden schnell und einfach synchronisiert und gespeichert.
Ist Notion kostenlos oder muss man zahlen?
Grundsätzlich ist Notion eine kostenlose Plattform, die Features nicht hinter einer Paywall versteckt. Für den privaten Gebrauch ist kein Kauf nötig. Selbst für kleinere Teams muss man nicht zwingend für einen Plan bezahlen, viele der Elemente reichen vollkommen aus.
In einem anderen Post erkäre ich die Limitierungen der kostenlosen Notion Version, falls Du mehr dazu wissen willst.
Erst für größere Teams gibt es die Pläne Plus, Business und Enterprise. Sie bieten mehr Platz für Teammitglieder und sehr viel mehr Einstellungsmöglichkeiten, die weit über das normale Angebot von Notion hinausgehen. Jedoch sind diese in den meisten Fällen sehr spezifisch und längst nicht für alle relevant.
Übersicht der Pläne:
- Plus (8$ pro Monat): 30-Tage-Verlauf, bis zu 100 Gäste, unbegrenzte Blöcke und Datei-Uploads
- Business (15$ pro Monat): SAML SSO, Private Teamspaces, PDF-Massenexport. 90-Tage-Verlauf, 250 Gäste + Personen von außerhalb erlaubt
- Enterprise (Preis variiert): SCIM, Sicherheit- und Kontrollmöglichkeiten, Audit-Protokoll, Customer Success Manager, unbegrenzter Verlauf/Gäste
Die Vor- und Nachteile von Notion für Teams
Vorteile
1. Notion ist sehr flexibel: Viele Anwendungsmöglichkeiten
Wie bereits erwähnt, hat Notion eine große Anzahl an Features, die privat oder im geschäftlichen Bereich genutzt werden können. Von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Datenbanken kann Notion sehr viel erreichen. Es ist nicht nur ein einfaches Notizprogramm, sondern kann auch von Unternehmen genutzt werden.
Falls Du Dir darunter noch nicht so viel vorstellen kannst, empfehle ich Dir, Dich von den Geschichten anderer Unternehmen inspirieren zu lassen, die Notion bereits verwenden.
Auf der Seite von Notion findet man viele Beispiele von Unternehmen unterschiedlicher Größe. Dabei sind die Anwendungsfälle divers. Vom einfachen ToDo-Management, KPI-Tracking bis hin zum Umfangreichen Projektmanagement ist alles dabei.
2. Gute Zusammenarbeits-Features für gemeinsamen Erfolg
Eines der neuen Features bei Notion sind die Teamspaces. Diese können links in der Spalte angelegt werden, unter “Create a new teamspace”. Dieser Punkt ermöglicht es, Notion übersichtlicher zu gestalten und private Seiten von denen für die Arbeit zu trennen.
Die Teamspaces lassen sich genauso wie normale Notion Seiten anlegen, mit denselben Blöcken und Einstellungsmöglichkeiten.
Aber das ist noch nicht alles. Mit den zusätzlichen Teamspaces kannst du als Admin bestimmen, wer auf welcher Seite schreiben kann, wer welche Abschnitte nur lesen und gar nicht sehen kann.
Bei Arbeitsgruppen oder verschiedenen Teams ist es so möglich, alles in einer Notion Seite unterzubringen, aber nur die Mitglieder einzustellen, die nur eine bestimmte Seite sehen dürfen.
Es kann auch bestimmt werden, inwieweit eine Notion Seite exportiert und öffentlich geteilt werden kann. Das bietet ein hohes Maß an Flexibilität.
Dabei muss mindestens ein Teamspace für alle Mitglieder gelten und als Hub angelegt werden. Von dort aus können die verschiedenen Teilnehmer aber in andere Gruppen eingeteilt werden.
Die Unterseiten funktionieren dabei genauso wie private Notion Seiten, hier gibt es keinen Unterschied. Und je nach Zugang sieht die Notion-Übersicht dann bei jedem Teammitglied anders aus.
In der kostenlosen Version sind zudem bis zu 10 Gäste möglich, bei den folgenden Plänen jeweils 100, 250 oder unbegrenzt. Gäste lassen sich einfach per E-Mail zu besteimmten Seiten eingeladen.
Der Unterschied zwischen Teammitgliedern (Members) und Gästen kann manchmal verwirrend sein. Daher habe ich in einem anderen Post erklärt, worin die Abstufungen zwischen Members und Gästen liegen.
Zudem kann die Versionshistorie eingesehen werden. Beim kostenlosen Plan gilt dies bis zu sieben Tage, bei den anderen jeweils 30, 90 oder unbegrenzte Tage lang.
3. Notion als Website oder Helpcenter (“Share to the Web”)
Jede Notion Seite kann auch als normale Website geteilt werden. Vielen ist dieses Feature nicht bekannt, aber es macht es einfacher, gewisse Inhalte in Teams oder öffentlich zu teilen.
In der rechten oberen Ecke gibt es einen Button “Share”, worüber eine Notion Seite geteilt werden kann. Hier gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Die Seite kann an spezielle Nutzer weitergegeben werden, oder aber öffentlich über den Link abrufbar sein.
Mit “Share to the Web” können Seiten, und zusätzlich entsprechende Unterseiten, öffentlich geteilt werden. Hier kann entschieden werden, ob diese nur angeschaut, kommentiert, kopiert oder auch bearbeitet werden können.
Für Teams oder Unternehmen kann dies praktisch sein, um gewisse Informationen, die in Notion besprochen wurden, öffentlich zu machen. Notion ist mit seinen Blöcken ein einfacher Baukasten und ähnelt somit anderen Website-Baukästen.
Gerade für Start-ups, die vielleicht noch keine richtige Website haben, ist Notion eine perfekte Möglichkeit, um schnell eine Online-Präsenz aufzubauen.
4. Viele Anpassungsmöglichkeiten – Notion kann fast alles sein
Notion ist vor allem für seine Datenbanken bekannt, die viele verschiedene Einstellungsmöglichkeiten bieten. Es gibt einfache Textblöcke, Tabellen, Kalender, Boards, Zeitstränge, Listen und Galerien.
Zudem lassen sich die meisten Unterseiten zwischen diesen Systemen hin und her bewegen, da sie alle dieselbe Struktur verwenden. Für das eine Team könnte zum Beispiel die Kalenderübersicht wichtig sein, während ein anderes die Tabellenform braucht.
Diese Datenbanken lassen sich duplizieren und synchronisieren, für einen hervorragenden Workflow.
Auf diese Weise kannst Du mit Notion sehr komplexe und benutzerdefinierte Systeme bauen. Im Endeffekt ist Notion das, wozu Du und Dein Team es machst.
Wenn Du mehr darüber wissen willst, wie Du Templates nutzen kannst und woher Du sie bekommst, solltest Du Dir diesen Post ansehen: Notion Templates duplizieren und nutzen
5. Gute integrationen mit anderen Websites und Tools
Notion ist gut darin, ein System mit anderen Websites und Tools zu verknüpfen. Dazu zählen einfache Einbettungen von Links zu Google Drive, Dropbox oder Zoom bis hin zu synchronisierten Datenbanken von Slack oder Zapier.
Wenn dein Team diese Programme schon nutzt, dann können diese einfach in Notion eingebunden werden. Notion bietet somit ein offenes System an, das nicht nur alleine verwendet werden kann. Die Integration und Verlinkung zu anderen Webseiten ermöglicht es, schon vorher verwendete Arbeitsabläufe nahtlos einzubinden.
Notion selbst nennt die Intragrationen Connections. Auf ihrer Seite gibt es auch eine super gute Übersicht über alle verfügbaren Connection – egal, ob sie von ihnen selbst oder von Notion-Partnern entwickelt wurden.
6. Gute Durchsuchbarkeit – Finde immer schnell, was Du suchst
Da Notion seine Daten online speichert, lässt sich ein Teamspace auch ganz einfach durchsuchen. Hier gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, nach denen aussortiert werden kann. Bei großen und komplexen Teamspaces mit vielen Unterseiten kann das dabei helfen, eine bessere Übersicht zu bekommen.
Notion wird häufig auch als Wissensnetzwerk verwendet. Gerade hier ist die einfache integrierte Suche extrem wichtig, um sich schnell zurecht zu finden.
7. (Bald) Unterstützung durch die Notion AI: Ähnlich wie Chat GPT
Notion AI wurde bereits vor einigen Monaten angekündigt und ist aktuell in der Testphase für verschiedene Nutzer verfügbar. Hier handelt es sich um eine KI-Texterstellung, ähnlich wie es sie bereits bei Chat GPT oder anderen Anbietern gibt.
Für die Arbeit in Teams kann dies eine sehr wertvolle Ressource sein, um den Arbeitsfluss zu verschnellern. Es ersetzt dabei natürlich nicht die eigentliche Arbeit, kann aber unterstützend genutzt werden.
Möglichkeiten der Notion AI:
- direkte Texte aus Vorlagen und Anregungen erstellen
- Ideensammlung
- Pro und Contra für ein bestimmtes Thema
- automatische Übersetzungen
- … und vieles mehr!
8. Teste Notion kostenlos – auch als Team
Das Beste an Notion ist wohl, dass die meisten Features kostenlos sind und man sie so einfach ausprobieren kann. Dadurch kann Notion für Teams auch erst einmal getestet werden, bevor es in den Arbeitsalltag eingebaut wird.
Hier gibt es keine wirklichen Feature-Limitierungen und Notion kann erst einmal kennengelernt werden. Wenn es einem doch nicht gefällt, hat man kein Geld ausgegeben und vielleicht sogar das ein oder andere dazugelernt.
Klicke hier, wenn Du Notion testen willst.
Nachteile
1. Lernkurve in Notion: Flexibel, aber nicht immer intuitiv
Notion kann ein sehr komplexes Programm sein, aber das muss es nicht zwingend. Es kann schwer sein, hier einen guten Mittelweg zu finden. Viele Funktionen sind einfach und schnell erklärt, aber dadurch können womöglich bestimmte Einsatzgebiete überschattet werden.
Die wahre Tiefe von Notion ist nur schwer zu begreifen und kann erst durch mehrmonatiges Arbeiten mit dem Programm erschlossen werden. Dadurch scheint es zwar an der Oberfläche flexibel zu sein, aber es ist auch schwer zu meistern. Noch dazu werden Features ständig erweitert und ausgebaut.
2. Herausforderung, es für Teams einzuführen
Für Teams kann Notion ebenfalls zu Problemen führen. Immerhin müssen Mitarbeiter so eine komplett neue Plattform kennenlernen. Der Wissensstand kann also sehr unterschiedlich ausfallen, was eine Zusammenarbeit erschwert.
Vielleicht haben es einige ja schon privat verwendet, aber andere kennen es wiederum noch gar nicht. Diese Lücken zu schließen ist eine große Herausforderung und kann einige Mitglieder des Teams auf der Strecke lassen. Das richtige Onboarding ist hier entscheidend
3. Die fehlenden 20 Prozent der Spezialisierung
Notion ist sehr gut ausgebaut, aber kann nicht für alles eine Lösung sein. Manchmal fehlen genau die Funktionen, die ein Projekt zu 100 Prozent unterstützen können. Notion ist hier häufig eine 80-Prozent-Lösung, welche leider nicht immer ausreichend ist.
Es fehlen zum Beispiel Funktionen für Projektmanagement, darunter das Tracken von Zeiten oder Abgabeterminen. Es kann sein, dass man irgendwann an Grenzen stößt und Arbeitsaufgaben nicht komplett in Notion fertigstellen kann.
In eingen Fällen bietet spezialisierte Tools dann eben doch die nötigen Funktionen, um Prozesse noch besser zu optimieren. Auch hier ist das aber natürlich sehr vom konkreten Anwendungsfall abhängig. Denn es kann genau so ein Vorteil sein, alles in nur einem Tool zu erledigen.
4. Preisstruktur: Nicht günstig, aber fair
Mit dem kostenlosen Plan von Notion kommt man eigentlich recht weit, aber ab einer gewissen Teamgröße muss man zwingend einen kostenpflichtigen Plan nutzen. Hier muss man pro Mitglied in einem Workspace bezahlen, es kann also eine teure Angelegenheit werden.
Hier könnte es sich womöglich auch lohnen, mehrere Notion Accounts anzulegen und diese untereinander zu verknüpfen. In diesem Sinne ist das System sehr fair und der monatliche Preis kann sich in Grenzen halten.
5. Sicherheitsfeatures nicht ganz ausgereift
Notion fehlt es teilweise immer noch an grundlegenden Sicherheitsfeatures, was vor allem bei großen Teamstrukturen zu Problemen führen kann. Es gibt zum Beispiel keine Zwei-Faktor-Authentifikation, was immer ein gewisses Risiko darstellt.
Zudem sollten immer die richtigen Einstellungen überprüft werden, ob jemand bestimmte Notion Seiten ansehen oder sogar bearbeiten kann. Das wird nicht immer richtig kommuniziert.
6. Keine gute Integration mit dem Google Kalender
Notion und Google Kalender lassen sich zwar untereinander nutzen, aber die Integration funktioniert nicht einwandfrei. Es kann zu Problemen in der Synchronisierung der Daten kommen und der Kalender kann nicht direkt in Notion Datenbanken eingebaut werden.
Hier kann es sich lohnen, direkt den Kalender von Notion zu nutzen, aber das ist nicht immer eine elegante Lösung für Teams und Termine, die von außerhalb eingespielt werden. Das kann sich natürlich in Zukundt ändern aber derzeit ist das ein Problem für einige Nutzer.
Ist Notion das richtige Tool für dein Team?
Das geniale an Notion ist, dass es eigentlich für jedes team in Frage kommen kann, da es eben so flexibel ist. Gleichzeitig macht das aber die Entscheidung am Ende auch schwer.
„Soll ich Notion verwenden? Und wenn ja für was?“
Grundsätzlich kann ich sagen, dass Notion super für Teams ist, die Ihre Arbeit (oder große Teile davon) auf nur einer Plattform verwalten wollen.
Super für kleinere Teams
Notion und seine Funktionen kommen vor allem dann zum Vorschein, wenn sie in kleinen Teams eingesetzt werden. Hier kann sogar der kostenlose Plan ausreichen, wenn nur bis zu 10 Leute daran arbeiten. (Dann eben als Gast)
Notion bietet eine Vielzahl an kreativen Lösungen und kann für die Bearbeitung von gemeinsamen Projekten genutzt werden. Alles ist an einem Ort und kann individuell angepasst werden. Das macht es extrem interessant für kleine bis mittelgroße Teams.
Herausforderungen bei großen Teams
Für große Teams und Unternehmen kann Notion zwar auch vieles übernehmen, aber nicht alle Funktionen reibungslos in den Arbeitsalltag integrieren. Wie bereits erwähnt, reichen die Features oftmals nur bis zu 80 Prozent aus.
Die Feinheiten kann Notion manchmal noch nicht bieten. Zum Beispiel im Hinblick auf das Projektmanagement in Notion fehlen wichtige Funktionen, die Tools wie Monday, Asana oder Trello standardmäßig anbieten.
Spezialisierte Programme bieten hier also bessere Lösungen, was auch daran liegt, dass Notion eine große Bandbreite an Nutzern abdecken möchte.
Notion muss dabei aber auch nicht alles abdecken, sondern kann spezialisiert genutzt werden. Es kann kreative Lösungen bieten, je nach dem wo und wie man es einsetzen will.
Notion kann als oauch für große Unternehmen und Konzerne eine tolle Lösung sein. Nicht ohne Grund wird es unter anderem von Team bei Pixar, Blinkist oder Adobe erfolgreich verwendet.
Am besten machst Du Dir einfach selbst ein Bild von den Funktionen von Notion, um zu sehen ob das Tool Dir und Deinem Team helfen kann, Eure Ziele zu erreichen.
Ich hoffe ich konnte Dir mit diesem Post helfen, die Funktionen und Vorteile von Notion besser zu verstehen. Gleichzeitig wollte ich aber auch zeigen, dass es bei all dem Hype berechtigte Bedenken gibt. So oder so wünsche ich Dir viel Erfolg!
Work smart, not hard 🎓
