Notion ist ein extrem beliebtes Freemium-Tool, mit dem Du Notizen erstellen, To-Dos managen oder sogar ganze Unternehmen führen kannst. In diesem Post zeige ich Dir, was Du in der gratis Version machen kannst, wo die Limitationen liegen und ob sich der kostenlose Plan für Dich ausreicht.
Notion kann komplett kostenlos verwendet werden. Der kostenfreie Free Plan (vorher Personal) enthält alle Grundfunktionen. Studenten und Lehrende können sogar den Notion Plus für den persönlichen Gebrauch gratis nutzen.
Natürlich gibt es noch ein paar Einzelheiten dazu. Denn der kostenlose Plan hat auch seine Grenzen. Diese erkläre ich Dir im Folgenden schnell und einfach. Los geht’s.
Kann man Notion kostenlos verwenden?
Notion hat ein gestaffeltes Bezahlmodell. Es gibt die 4 Stufen Free (früher Personal), Plus (bis vor Kurzem „Team“), Business und Enterprise. Der Free Plan ist dabei komplett kostenlos. Er ist vor allem für den persönlichen Gebrauch gedacht.
Welche Funktion sind im Free Plan enthalten?
Grundsätzlich bietet Dir der Free Plan uneingeschränkt alle Funktionen, die Du für den persönlichen Gebrauch benötigst:
- Du kannst uneingeschränkt Seiten und Inhalte erstellen (Es gibt keine Elemente, die erst ab einer bezahlten Version verfügbar wären)
- Du kannst Deine Seiten mit anderen teilen
- Du kannst Notion auf beliebig vielen Geräten nutzen
- Uneingeschränkter Speicherplatz
Anders als bei anderen Tools mit einer kostenlosen Version, ist Notion’s Free Plan also in keinster Weise abgespeckt. Das ist auch der Grund warum ich ihn selbst seit langem nutze und nicht upgrade.
Aber natürlich muss es eine gewisse Unterscheidung zu den anderen Plänen geben. Denn der Free Plan hat auch seine Grenzen.
Welche Limitationen gibt es in der kostenlosen Version?
Anders als z.b. beim Plus Plan (früher Team), hast Du als kostenloser Notion-Nutzer nur einen Arbeitsbereich (Workspace) und nicht mehrere. Solltest Du Notion wirklich nur allein verwenden, ist das auch nicht wirklich nötig.
Info: Wer Notion als Team nutzen möchte, kann den Free Plan kostenlos testen. Die Testphase ist dabei nicht zeitlich begrenzt, sondern hat ein Limit von 1000 Blocks, sobald in einem Arbeitsplatz mehrere Members agieren. Somit kannst Du auch verschiedene Teamspaces und Gruppen erstellen. Diese sind dann nur limitiert.
Zusätzlich dazu kannst Du im Free Plan zu Deinem Workspace bis zu 10 Gäste hinzufügen. Gäste können zwar auch Seiten bearbeiten aber haben nicht dieselben Berechtigungen und Möglichkeiten wie Members.
Mehr Infos zum Unterschied zwischen Gästen und Members findest Du in diesem Post: Guests vs. Members.
Ein weiteres Limit gibt es beim Upload von Dateien. Denn als kostenloser Nutzer darfst Du nur Files hochladen mit einer maximalen Größe von 5 MB.
Außerdem gibt es im Free Plan nur eine Seitenhistorie von 7 Tagen. Wobei das bereits ein großes Upgrade ist. Denn bis vor kurzem gab es gar keine Seitenhistorie in der kostenlosen Version.
Die zahlungspflichtigen Pläne
Zahlen musst Du in Notion eigentlich nur, wenn Du es professionel als Team nutzen willst. Viele Unternehmen machen das bereits für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle. Trotzdem ist Notion natürlich auch nicht die Lösung für alle Probleme.
In einem anderen Post habe ich daher die Vor- und Nachteile von Notion für Teams beleuchtet.
Die kostenpflichtigen Pakte von Notion teilen sich in 3 Stufen auf:
Plus Plan
Neben der kostenlosen Version gibt es für den persönlichen Gebrauch auch den Plus Plan. Dieser kann jedoch zusättzlich auch von Teams genutzt werden. Er kostet 8$ im Monat bei jährlicher Zahlung und 10$ im Monat bei monatlicher Zahlung. Der Plus Plan vereint damit den Personal Pro und den Team Plan, die es bis vor kurzem in Notion gab.
Der Plus Plan unterscheidet sich in 3 Punkten von der kostenlosen Version:
- Es gibt kein Limit für die Dateigröße bei Uploads (nicht nur 5 MB)
- Du kannst insgesamt 100 Gäste einladen (nicht nur 10)
- Es gibt eine 30-tägige Seitenhistorie
Falls Du an mehr Information zu Notion für Teams interessiert bist, klicke: Notion für Teams
Business Plan
Der Business Plan ist für Unternehmen gedacht, die mehrere funktionsübergreifende Teams in Notion vereinen möchten.
Dabei kostet eine Lizenz 15$ für jeden Nutzer pro Monat bei jährlicher und 18$ bei monatlicher Zahlung.
Er bietet nochmal mehr Kollaborations Features sowie die Möglichkeit private Teamspaces zu erstellen. Zudem hast Du eine 90-tägige Seitenhistorie und die Möglichkeit bis zu 250 Gäste einzuladen.
Es gibt für den Business Plan eine kostenlose Testphase. Dafür musst Du allerdings das Sales Team von Notion kontaktieren.
Enterprise
Der Enterprise Plan ist für große Unternehmen mit verschiedenen Teams und Workspaces gedacht. Der Preis wird individuell vom Notion Sales Team ermittelt. Bekannte unternehmen wie Pixar oder Loom nutzen Notion für ihre Prozesse.
Auch hier gibt es eine kostenlose Testphase.
Reicht die kostenlose Version von Notion aus?
Für die allermeisten Nutzer, die Notion vor allem für persönliche Projekte verwenden, reicht die kostenlose Version völlig aus. Gerade wenn Du Student, Freelancer oder (Klein-)Unternehmer bist, werden Dich die wenigen Grenzen des Free Plans nicht wirklich an der Arbeit hindern.
Notion benennt es selbst auf der eigenen Website: „Notion ist kostenlos für den persönlichen Gebrauch“. Nur selten schränken einen die Limits zu den Gästen und Filegrößen wirklich ein.
Falls das bei Dir der Fall sein sollte, lohnt es sich aber sicher auch für 8$ im Monat den Plus Plan zu abonnieren. Eine Ausnahme gibt es hier für Studenten und Lehrende. Mehr dazu im nächsten Punkt.
Plus Plan: Vorteile für Studenten und Lehrende
Gerade im Studium ist Notion ein wirklich extrem hilfreiches Tool. Du kannst Deine Notizen ideal anlegen, organisieren und miteinander verlinken. Um Studenten und Lehrende dabei zu unterstützen, können sie den Plus Plan von Notion für den persönlichen Gebrauch kostenlos erhalten. Wie das geht, zeige ich Dir im nächsten Punkt.
Mehr dazu findest Du auch hier: Notion for Education
Wie funktioniert die Registrierung für Studenten und Lehrende?
Egal, ob Du Notion bereits kostenlos nutzt, derzeit noch dafür zahlst oder noch keinen Account hast, wenn Du eine gültige Emailadresse Deiner Universität oder Hochschule hast, kannst Du den Plus Plan nutzen.
Gehe dafür folgendermaßen vor:
- Stelle sicher, dass Du mit Deiner Uni-Adresse in Notion registriert bist. Ist das nicht der Fall, kannst Du Deine Email einfach unter „Settings & Members“ > „My Account „ändern.
- Wenn die richtige Email hinterlegt ist, gehst Du in „Settings & Members“ zu „Upgrade“. (Falls Du bereits den Plus Pan nutzt, musst Du auf „Plans“ klicken“)
- Du gelangst zunächst zur Übersicht über die verschiedene Pläne. Scrolle etwas herunter bis Du den Button „Get free Educational plan“ siehst und klicke darauf.
- Falls Deine Universität von Notion anerkannt ist, wird Dein Account upgegradet
Was passiert, wenn meine Universität nicht anerkannt ist?
Leider akzeptiert Notion derzeit noch nicht alle Universitäten und Hochschulen. Falls, Du beim Upgraden eine entsprechende Fehlermeldung bekommst, solltest Du znächst noch einmal überprüfen, ob mit Deiner angegebenen Email alles passt.
Falls das der Fall ist, kannst Du Dich dann direkt beim Notion Support melden. Sie können Die weiterhelfen. Gehe dafür entweder in Notion auf das „?“ unten rechts oder schreibe eine Mail an: team@makenotion.com
Wird Notion immer kostenlos bleiben?
Notion wird nach eigenen Aussagen für immer kostenlos nutzbar sein. Derzeit gibt es keine Anhaltspunkte warum sich das ändern sollte. Für jeden, wie mich, der Notion für’s Studium und eigene Projekte verwendet, ist das eine super Nachricht 🥳
Auch aus unternehmerischen Gesichtspunkten ist die Entscheidung von Notion sinnvoll. Nutzer, die Notion gratis verwenden und das Tool so lieben lernen, werden es auch verwenden, wenn sie selbst ein Unternehmen gründen oder werden es ihrem Arbeitgeber empfehlen.
Study smart, not hard
